نوشتن نامه اداری با هوش مصنوعی؛ پرامپت آماده، نمونه نامه و اشتباه‌هایی که باید اصلاح کنید

نامه اداری را می‌شود با هوش مصنوعی در چند دقیقه نوشت: کافی است گیرنده، موضوع و خواسته‌تان را دقیق بگویید و بخواهید متن به فارسی معیار نوشتاری باشد. اما چت‌بات‌ها گاهی عنوان‌ها و تعارف‌هایی می‌آورند که در آیین نگارش اداری درست نیست؛ پس یک بار نتیجه را با چند قاعدهٔ ساده بسنجید.

در این راهنما اجزای نامهٔ اداری را از جزوهٔ «آشنایی با آیین نگارش اداری و حقوقی» معاونت حقوقی دانشگاه کاشان مرور می‌کنیم، یک پرامپت آماده می‌دهیم و نتیجهٔ آزمایش خودمان را نشان می‌دهیم. ما چهار درخواست را ۲۰ مهر ۱۴۰۵ به مدل ⁦GPT-6 Luna⁩ دادیم؛ از طریق API، نه اپ.

نامه اداری چه بخش‌هایی دارد؟

طبق این جزوه، هر نامهٔ اداری پنج جزء اصلی دارد. اگر این‌ها را بشناسید، هم پرامپت بهتری می‌نویسید و هم اشتباه جواب را زودتر می‌بینید:

1. سربرگ: نام و آرم سازمان، تاریخ، شماره، پیوست و نشانی. تاریخ، شماره و پیوست بالای نامه در سمت چپ می‌آیند و اگر پیوستی نیست، می‌نویسید «پیوست: ندارد».
2. عنوان: گیرنده و در صورت نیاز موضوع. اول نام شخص و بعد سمت او را بنویسید، مثل «سرکار خانم … مدیر منابع انسانی».
3. متن: احترام، مقدمه، پیام اصلی، نتیجه و تشکر.
4. امضا: نام در یک سطر و سمت اداری در سطر بعد، سمت چپ نامه.
5. رونوشت: اگر نامه برای اطلاع یا اقدام به جای دیگری هم می‌رود، زیر امضا در سمت راست.

جزوه چند قاعدهٔ زبانی هم دارد: زبان نامه رسمی باشد و حتی یک واژهٔ محاوره‌ای نداشته باشد، کوتاه و صریح باشد، تعارف کنار گذاشته شود اما احترام حفظ شود، و هر نامه ترجیحاً فقط یک موضوع داشته باشد.

پرامپت آماده برای نوشتن نامه اداری با هوش مصنوعی

مهم‌ترین نکته این است که اطلاعات واقعی را خودتان بدهید. اگر فقط بنویسید «یک نامه اداری برای مرخصی بنویس»، یک قالب پر از جای خالی می‌گیرید. این پرامپت را کپی کنید و بخش‌های داخل کروشه را پر کنید:

یک نامهٔ اداری رسمی بنویس. فارسی معیار نوشتاری، نه محاوره‌ای. گیرنده: [نام و سمت]. فرستنده: [نام و سمت شما]. موضوع: [در چند کلمه]. خواسته: [دقیقاً چه می‌خواهید، با تاریخ و عدد]. ساختار: عنوان گیرنده، موضوع، یک جملهٔ احترام، مقدمه، خواسته، نتیجه، تشکر، نام و سمت. کوتاه و صریح، بدون تعارف زیاد. از «محترماً» استفاده نکن. جای تاریخ و شماره را با [ ] خالی بگذار.

چند نکته که جواب را بهتر می‌کند:

• عبارت «فارسی معیار نوشتاری، نه محاوره‌ای» را حذف نکنید. در آزمایش‌های قبلی ما همین یک جمله لحن مدل را از گفتاری به رسمی برگرداند.
• اگر جای تاریخ و شماره را خالی بخواهید، مدل عدد و شمارهٔ ساختگی نمی‌گذارد.
• اگر پیش‌نویس خودتان را دارید، آن را بفرستید و بخواهید «به یک نامهٔ اداری رسمی و کوتاه تبدیلش کن».

نمونه نامه اداری؛ نتیجهٔ آزمایش ما

درخواست مرخصی با همان پرامپت ساختاردار در حدود ۷ ثانیه این نامه را داد. تاریخ و شماره خالی ماند، همهٔ اطلاعات درست آمد و هیچ جمله‌ای اضافه نشد:

تاریخ: [ ]
شماره: [ ]
سرکار خانم مریم احمدی
مدیر منابع انسانی شرکت نمونه
موضوع: درخواست مرخصی استحقاقی
با سلام و احترام،
اینجانب علی رضایی، کارشناس واحد مالی، برای شرکت در مراسم عروسی برادرم در شیراز، درخواست سه روز مرخصی استحقاقی از ۲۷ تا ۲۹ مهر ۱۴۰۵ را دارم. کارهای جاری را به همکارم، آقای کریمی، سپرده‌ام. خواهشمند است با درخواست مرخصی اینجانب موافقت فرمایید.
از توجه و همکاری شما سپاسگزارم.
علی رضایی
کارشناس واحد مالی

ما یک عبارت را حذف کرده‌ایم: مدل نوشته بود «به استحضار می‌رسانم»؛ جزوه این عبارت را برای نوشتن به مقام بالاتر پیشنهاد می‌کند، اما با فعل سوم‌شخص («به استحضار می‌رساند»)، نه اول‌شخص. جملهٔ بالا بدون آن هم کامل است. نامهٔ دوم، درخواست گواهی اشتغال به کار برای بانک، هم کوتاه و درست بود و ۱۲۰ کلمه را رعایت کرد.

اشتباه‌های رایج هوش مصنوعی در عنوان و لحن

در همین آزمایش، سه جواب از چهار جواب دست‌کم یک مورد داشتند که با قواعد جزوه نمی‌خواند. این‌ها را قبل از چاپ بررسی کنید:

جزوه چند قاعدهٔ دیگر هم دارد که ارزش دارد به مدل بگویید: «محترماً» هرگز به کار نرود و «با احترام» بهتر است؛ اگر نام سازمان در عنوان آمده، «سلام» ننویسید؛ و از تعارف زیاد مثل «مستدعی است … مستفیض فرمایید» پرهیز کنید، چون به چاپلوسی نزدیک می‌شود. برای فارسی‌نویسی کلی‌تر، مقایسهٔ نوشتن فارسی با هوش مصنوعی را هم ببینید. اگر می‌خواهید چیزی بفروشید، راهنمای آگهی دیوار با هوش مصنوعی همین قاعدهٔ «اطلاعات کامل، بازبینی دقیق» را برای عنوان و توضیحات آگهی به کار می‌برد.

نکته‌های مهم پیش از امضا و ارسال

1. هر اطلاعات را دوباره بخوانید: نام، سمت، تاریخ و عددها. مدل ممکن است در نسخهٔ دوم چیزی را عوض کند.
2. اطلاعات حساس ندهید: کد ملی، شمارهٔ حساب یا جزئیات پزشکی را در پرامپت ننویسید؛ جایشان را خالی بگذارید و بعداً خودتان پر کنید.
3. قالب سازمان را رعایت کنید: اگر سازمان شما شیوه‌نامهٔ خودش را دارد، همان مقدم است؛ این راهنما برای وقتی است که قالب مشخصی ندارید.
4. نامه را خودتان امضا کنید: طبق جزوه، مسئولیت محتوای نامه با امضاکننده است.

همین روش برای نامه‌های دیگر هم کار می‌کند؛ برای رزومه و نامهٔ همراه آن، رزومه‌سازی با هوش مصنوعی را بخوانید و برای پرسیدن دقیق‌تر، راهنمای سؤال پرسیدن از هوش مصنوعی را.